¿Qué pasa con los datos al implementar o migrar un ERP o CRM?

Al implementar un ERP/CRM es imperativo mantener la calidad de datos que se migrarán desde el sistema anterior, hacia la nueva plataforma. Normalmente, esta actividad queda fuera de las responsabilidades de la consultora que efectuará la parametrización del ERP/CRM, y la labor recaerá sobre las áreas de negocio.

En vista de la importancia de mantener una adecuada calidad de los datos, aquí te daremos algunos detalles acerca de este proceso.

¿Por qué es importante la calidad de datos?

La calidad de datos determina la confianza que tengamos en la información que se maneja en el nuevo sistema. Por ello, se debe establecer un proceso de migración de datos efectivo, mediante el cual se transfieran los datos maestros y transaccionales desde la plataforma de origen, hacia el nuevo ERP/CRM.

El proceso de migración de datos debe efectuarse con una transición suave y sin complicaciones. Por esto, se trata de una actividad que se debe considerar desde la iniciación, aún más cuando el compromiso recae sobre el cliente.

Consideraciones al migrar los datos:

Para comprender la importancia de la migración de datos y obtener calidad, debemos tener presente estos dos aspectos principales:

Datos en el sistema de origen

Antes de aplicar cualquier metodología debemos evaluar el sistema de origen. Si se trata de una plataforma flexible o sistema integrado de módulos departamentales, nuestra tarea sería usar un programa de extracción de datos del almacén o data warehouse. Con esto, podríamos obtener un fichero con el conjunto de datos.

Si, por el contrario, los datos se encuentran en sistemas independientes, restringiría las posibilidades de extraerlos con rapidez. En este caso, debemos reconciliarlos y generar ficheros a partir de los data marts disponibles.

Datos en el nuevo ERP/CRM

También debemos evaluar el software de destino, ya que este condiciona la recopilación de datos nuevos, los cuales no estarán disponibles en el sistema de origen; pero serán indispensables para la operatividad del nuevo ERP/CRM.

Generalmente, los clientes eligen sistemas como:

Microsoft Dynamics ERP
SAP Business One
Oracle NetSuite
CRM Salesforce

En cualquier caso, para lograr una calidad de datos óptima podemos recopilar la data mediante:

Inclusión de nuevos campos de formularios en el sistema.
Creación de formularios en una base de datos temporal.
Listado en hojas de cálculo como Microsoft Excel.

En el primer caso, se requerirían los servicios de un analista y programador; la segunda opción, puede ser implementada por el equipo técnico del proyecto; mientras que la última alternativa, se puede llevar a cabo por el cliente. Cada caso requerirá de evaluación en función del costo, volumen de data y dificultad del proceso.

¿Cómo efectuar la migración?

Como una migración de aplicaciones y data puede afectar la calidad de datos, se deben considerar dos formas típicas de hacerlo:

Mantener data histórica en ERP/CRM anterior

Es la más sencilla, y consiste en dar de alta catálogos, datos maestros, cuentas y subir saldos. No obstante, los datos transaccionales se mantendrían en el ERP/CRM anterior.

Aunque puede reducir la carga de trabajo, no la recomendamos porque se pierden estos datos en el nuevo sistema y obligatoriamente se debe alternar entre ambos; por ejemplo, cuando se requiera elaborar reportes o efectuar análisis de información.

Migrar el conjunto de datos

Es una de las opciones más recomendadas, aunque lleva más tiempo y carga de trabajo. Se trata de homologar y normalizar el conjunto de datos para realizar la migración. En este caso, se extraen los históricos de compras, productos, materia prima, materiales, o cualquier otra data de valor empresarial.

Lograr una migración exitosa

No tener previsto un plan adecuado de Data Quality puede incurrir en retrasos para el proyecto de implementación del ERP/CRM nuevo. Si el cliente realiza este proceso, puede cometer errores durante la operación, cuyas consecuencias podrían ser:

Esfuerzos mayores para corregir, traducido en horas-hombre.
Gastos operativos extras en la implementación del ERP/CRM nuevo.
Conflictos estructurales al hacer las cargas de datos, tanto en ambientes de desarrollo de pruebas, como en el Go-Live.

Lo correcto para lograr una migración exitosa es conformar un equipo de expertos capaces de realizar labores de Data Hub, Master Data, Data Governance y Data Integration. Algunas de estas son:

Armonización de datos para una interconexión racional.
Estandarización de las nomenclaturas de los datos.
Validación de data para certificar la información.
Pruebas unitarias para comprobar la extracción de datos desde las tablas.
Pruebas integrales para comprobar la correlación de datos entre los diferentes módulos del ERP/CRM.

Este proceso no llega a ser costoso, comparado con la implementación del ERP/CRM. No obstante, es un hecho que, si no se incluyen a expertos en datos, se corre un alto riesgo de desviación de costos y pérdida de tiempo; lo cual afectaría el desarrollo de este tipo de inversiones y los procesos de calidad.